Ingelise de Vries Lifestyle 7 jan 2020, 05:04

Leestijd: 7 minuten

De regie over je leven dankzij een goede planning

We zijn ambitieus, werken veel en toch voelt het voor veel mensen aan het eind van de dag of ze niks voor elkaar hebben gekregen. Het geheim zit ‘m vaak in een goede planning.

Een goede planning maken blijkt vaak lastiger dan gedacht. We overschatten onszelf als het om de duur van een taak gaat, vergeten voorbereiding of reistijd in te plannen en de dag loopt in de soep. We raken verzeild in mails, checken uit ellende Facebook nog een keer en na een lange dag heb je amper gedaan wat je wilde doen.

Teveel tegelijk

Voor je het weet ren je rond als een kip zonder kop, net als structuurcoach Cynthia Schultz lang geleden. Hoewel je haar nu gerust een pro kunt noemen die planners uitbrengt, boeken schrijft over het fenomeen en mensen leert plannen, moest ook zij het leren. „Ik deed van alles tegelijk. Na een dag werken had ik bijna niks gedaan dat op mijn lijst stond”, vertelt ze. Na een burn out is ze zich meer gaan verdiepen in plannen en productief bezig zijn. „Ik wilde heel veel doen en ik heb ook heel lang heel veel dingen tegelijk gedaan. Alles is leuk en je wil alles aanpakken. Maar je moet veel meer nadenken over wat je wil. Zowel in je dag als in je hele jaar. Ik heb dat ook moeten leren, hoe pak je de regie over je leven terug?”

Na talloze boeken en artikelen over productiviteit, weet ze wat voor haar werkt en helpt ze anderen goed te plannen. Ze heeft een belangrijke vuistregel: een taak kost altijd meer tijd dan je zelf inschat. „Ik reken altijd anderhalf keer zo lang. Denk je dat iets een uur duurt? Plan er dan anderhalf uur voor in. Vergeet ook niet voor afspraken je reistijd, voorbereiding en verwerking in te plannen. Dat kost óók tijd.”

Meten is weten

Om te weten hoeveel tijd iets écht kost, geldt: meten is weten. Brigit Kooijman geeft onder andere trainingen timemanagement en moet zichzelf soms intomen niet teveel te plannen. „Als je alles opschrijft, leer je langzaam wat je echt doet en wil doen. Hou ook bij hoe lang iets duurt. Zo krijg je routine en steeds minder het gevoel dat de tijd door je vingers glipt. Ook kun je er op deze manier achter komen of dingen efficiënter en korter kunnen. Vaak blijkt in de praktijk toch dat je gewoon minder op een dag moet willen doen.”

Tips van de pro’s

• Doe eerst je rotklusjes, dan hoef je daar niet meer tegenaan te hikken en vermijd je het risico dat je gaat uitstellen.
• Plan al je afspraken en (werk)taken keer anderhalf. Dan heb je marge voor uitloop. Als je tijd over hebt, is dat mooi meegenomen.
• Schrijf je reistijd, voorbereiding en verwerking ook in je agenda of planner.
• Maak je takenlijst per dag. Je lijstje is zo veel realistischer en je kunt beter inschatten hoe een dag loopt.
• Wees realistisch. Je kunt tot elf uur in de avond door plannen, maar de kans is klein dat je ook echt zo lang doorwerkt.
• Breek een grote taak op in kleine stukjes.
• Meten is weten! Houd bij wat je doet en hoe lang het duurt.
• Wil je iets voor jezelf doen? Schrijf het op en plan het in!
• Geef niet meteen op. Leren plannen gaat met vallen en opstaan. Ook kan het helpen je doelen bij te stellen.

Wat is echt belangrijk?

Wanneer je weet waar je tijd heengaat, kun je kijken wat je echt belangrijk vindt, zegt Schultz. „Is er iets dat je kunt uitbesteden, kun je ergens mee stoppen? Het zorgt voor bewustwording. Je moet grip te krijgen en helder voor je zien wat je moet en wil doen.” Natuurlijk kun je niet álles uitbesteden. Kooijman: „Kijk kritischer naar de dingen die je vervelend vindt. Waarom vind je het zo vervelend? Als je dat weet, kun je kijken of het misschien op een ander moment kan. En als je er écht niets van kunt maken, zorg dan dat je na de rotklus iets leuks kunt gaan doen. Schrijf dat ook op in je agenda.”

Andere manieren

Voor iedereen werkt een planning maken anders. Schultz plant tot op het uur. „Als ik mijn planner open klap, weet ik precies wat ik over een half uur doe en om drie uur vanmiddag. Ik plan vrij strak, dat vind ik fijn. Sommige mensen worden daar juist misschien kriegelig van, dat snap ik ook. Je kunt dan veel losser plannen en je takenlijst bijvoorbeeld op prioriteit indelen. Als je voor je werk een planning maakt: zorg dan dat je ook genoeg ruimte houdt voor spoedgevallen. Er komt altijd wel wat tussendoor.”

Kooijman tipt ook om elke dag op te schrijven wat je wil doen. Zelfs als je er steeds niet aan toekomt. „Soms moet je je voornemens bijstellen. Misschien wil je in 2020 elke week bij je oude tante op bezoek, maar blijkt wekelijks helemaal niet haalbaar. Dan hoef je niet meteen nooit te gaan, maar kun je misschien elke maand. Blijf je doelen bijstellen.”

Productieve momenten

Belangrijk is in elk geval om te onthouden dat er niet één manier van plannen is, benadrukt Schultz. „Mijn manier werkt voor mij, maar misschien word jij daar wel helemaal gek van. Je kunt bijvoorbeeld ook kijken naar wanneer je productief bent. Als dat in de ochtend is, plan dan in de ochtend belangrijke dingen. Dan kun je in de middag kiezen uit een aantal dingen waar je dan zin in hebt. Daar moet je je eigen weg in vinden. Vallen en opstaan.”

Papier of digitaal?

De papieren planner maakt een opmars. Van een simpele overzichtelijke agenda met dag-, week-, maand-, en jaarplanningen tot boeken die je helpen je persoonlijke en professionele doelen te verwezenlijken. Maar ook de digitale agenda is razend populair. Is één van de twee beter? Schultz: „Ik vind het heel lekker voelen om dingen uit mijn hoofd te schrijven. Staat het in mijn planner, dan is het verdwenen uit mijn hoofd.” Kooijman kiest juist liever voor de digitale variant. „Een digitale agenda vind ik veel overzichtelijker. Je ziet op een gegeven moment: ik heb teveel afspraken te doen deze maand, dan moet je gaan schuiven. Op papier zie je dat niet. Of je ziet dat er juist nog helemaal niks gepland staat voor de maand februari, terwijl je dat wel zou willen.”

Eén van de andere voordelen die Kooijman noemt, is dat je makkelijk kan schuiven. Geen gedoe met krassen of type-ex. „En het is dus nooit een excuus om iets niet op te schrijven, je kunt het altijd nog verschuiven”, zegt Kooijman. Extra voordeel: mocht een afspraak niet doorgaan, dan kun je de volgende taak naar voren halen en hou je tijd over. Schultz ziet juist liever niet dat mensen schuiven. „Je maakt een planning omdat je je eraan wil houden. Natuurlijk kan het dat er iets verandert in je planning, maar het is in principe juist het idee dat je niet gaat schuiven.” Door niet te schuiven en je strikt aan je planning te houden voorkom je dat je dingen die je belangrijk vindt laat zitten. Schultz ziet overigens ook wel voordelen aan de digitale planners. „Vooral als je veel met collega’s moet afspreken. Je kunt makkelijk digitaal een afspraak inplannen en in elkaars agenda kijken.” Een ander voordeel dat Kooijman noemt, is dat je je agenda digitaal altijd bij de hand hebt. „Zowel op je telefoon als tablet als laptop is de agenda altijd gesynchroniseerd. Je kunt dus altijd precies zien wat er op de planning staat.”